Funkcija evidencije radnog vremena omogućava administratorima centralizirano praćenje radnih sati zaposlenika bez obzira na to radi li se o jednoj ili više lokacija. To uključuje praćenje radnih sati zaposlenika koji rade na više lokacija tijekom dana ili bilo kojeg određenog vremenskog perioda.
Postavljanje ne zahtijeva uspostavljanje VPN-a, što ga čini relativno jednostavnim bez složenih mrežnih intervencija. Postavljanje zahtijeva internetsku vezu na lokaciji, međutim, naše rješenje podržava offline način rada u slučaju prekida internetske veze - svi događaji zabilježeni u offline periodima sinkroniziraju se kada se internetska veza ponovno uspostavi.
Radno vrijeme se bilježi kroz prijavu zaposlenika putem kiosk aplikacije, koja je postavljena na dostupnoj lokaciji na objektu. Lokacija zahtijeva namjenski ili postojeći/ponovno upotrebljivi uređaj koji će pokretati kiosk aplikaciju.
Core Elements
Funkcionalnost evidencije radnog vremena ima 4 ključna elementa:
- Konfiguracije kioska u backoffice sustavu - Administratori stvaraju i konfiguriraju kioske za evidenciju radnog vremena u skladu s poslovnim potrebama.
- Kiosk na lokaciji - To su aplikacije s kojima korisnici na lokaciji (npr. zaposlenici) stupaju u interakciju u skladu s konfiguracijama koje su administratori napravili u backoffice sustavu. Sa njih dolaze eventi za prisutnost (dolazak, odlazak, kraj smjene).
- Ključevi za autorizaciju identiteta - Administratori dodjeljuju ključeve za autorizaciju identiteta kada se radi o autorizaciji karticama i PIN-ovima putem kioska na lokaciji.
- Izvještaji u backoffice sustavu - Administratori promatraju podatke prikupljene kroz kioske na lokaciji. Podaci su centralizirani, bez obzira na broj lokacija ili zaposlenika.
Kako upaliti Time Attendance opciju?
Samo Space Owner može omogućiti funkciju "Time Attendance" za Vision space (kompaniju). Da bi to učinio, vlasnik prostora treba slijediti ove korake:
- Otvorite Vision aplikaciju na svom uređaju i idite na Kontrolnu ploču (ikona dostupna u donjem lijevom kutu ekrana).
- U Kontrolnoj ploči, pronađite i kliknite na odjeljak "Space" (Prostor).
- Nakon odabira željenog space-a, otvorit će se prozor s postavkama. Pronađite i kliknite na karticu "Settings" (Postavke) unutar tog prozora.
- U sekciji "Settings", potražite opciju za omogućavanje funkcije Evidencija radnog vremena. Promijenite status na omogućeno tako da pomaknete prekidač (vidi Sliku 1).
- Nakon što omogućite funkciju Evidencija radnog vremena, kliknite na gumb "Save" (Spremi) kako biste primijenili promjene. Ovaj gumb se nalazi na dnu prozora s postavkama.
Slika 1: Uključivanje Time Attendance opcije
Napomena: Da biste potvrdili svoje promjene, morat ćete unijeti Space ID (ID kompanije) vaše kompanije. Space ID je jedinstveni identifikator za svaki space/kompaniju unutar Vision aplikacije. Možete pronaći i kopirati Space ID tako da odete na karticu "General" (Opće) unutar postavki prostora, gdje će biti navedeno.
Kako kreirati kiosk za Evidenciju radnog vremena?
Da biste postavili kiosk, slijedite ove korake (vidi Sliku 2):
- Kliknite na Control Panel
, koji se nalazi u donjem lijevom kutu sučelja.
- Otvorite karticu Kiosks u glavnoj navigacijskoj traci Control Panela.
- Kliknite na
znaku donjem desnom kutu da biste kreirali novi kiosk.
Slika 2: Kreiranje kioska
Kiosci za evidenciju radnog vremena stvaraju se kroz korake. Ukupno ima 5 koraka,
Korak 1/5
1 - Naziv i tip - U prvom koraku stvaranja kioska trebate:
- Dati željeni naziv kiosku i
- Odabrati "Time Attendance" kao tip kioska.
Naziv se može mijenjati u bilo kojem trenutku.
Slika 3 – Kreiranje kioska - Korak 1/5
Korak 2/5
Slika 4 – Kreiranje kioska - Korak 2/5
2 - Lokacija: Odaberite lokaciju gdje će kiosk koristiti zaposlenici na licu mjesta.
3 - Kontrola pristupa: Specificirajte tko se može prijaviti putem kioska. Možete specificirati sve identitete ili odabrati samo određene identitete. Za određene identitete možete odabrati bilo koji broj individualnih identiteta, kao i odabrati identitete koji imaju određenu oznaku.
4 - Načini prijave: Odaberite kako se zaposlenici prijavljuju. Rješenje pruža dovoljnu fleksibilnost za podršku jednostavnih do vrlo složenih slučajeva korištenja.
Dostupne metode uključuju:
- NFC kartice
- PIN kodove
- Prepoznavanje lica
Podržana je bilo koja kombinacija tih metoda, omogućujući željenu razinu kontrole bez obzira na slučaj korištenja. Nekoliko primjera:
- Samo NFC
- I NFC i PIN kao obavezni
- PIN i prepoznavanje lica kao obavezni
- NFC, PIN i prepoznavanje lica kao obavezni
- Ili NFC ili PIN (ali ne oba), među ostalim mogućim kombinacijama.
Dodatno, postoji opcija koja se zove "Omogući brzi način prijave". Ova opcija, ako je UKLJUČENA, prijavljuje identitet pri autentifikaciji bez da identitet mora eksplicitno kliknuti "Clock-In" na kiosku na licu mjesta. Svrha opcije je ubrzanje procesa prijave. Naravno, ako je identitet već prijavljen u trenutku autentifikacije, praktički se neće dogoditi ništa.
5 - Konfiguracija brave: Ovo se odnosi samo u slučaju da je objekt zaštićen elektronskom bravom, inače se ovaj dio može zanemariti. Odaberite koji [uspješni] događaji (dolazak, odlazak, kraj smjene) otvaraju elektronsku bravu.
Korak 3/5
Slika 6 – Kreiranje Kioska - Korak 3/5
6 - Nazivi akcija: Lokalizirajte kako se nazivi "Clock-In", "Clock-Out" i "End Shift" prikazuju na kiosku na licu mjesta. Na primjer, na hrvatskom jeziku možda želite da "Clock-In" bude označen kao "Ulaz", "Clock-Out" kao "Izlaz" i "End Shift" kao "Kraj smjene".
7 - Prilagođene opcije odjave: Specificirajte koje prilagođene opcije za odjavu su prisutne na kiosku na licu mjesta, ovisno o poslovnim potrebama. Prilagođene opcije su potpuno neobavezne.
Nekoliko primjera prilagođenih opcija odjave:
- Pauza
- Pauza za kavu
- Poslovni sastanak
- Edukacijski odmor
Nisu svi izostanci nužno "negativni" za radno vrijeme u praksi. Iz tog razloga podržavamo specificiranje kakvog utjecaja ima određena prilagođena opcija odjave na radno vrijeme. Rješenje pruža:
- Opcije negativnog utjecaja - te opcije ne dodaju vrijeme radnom vremenu
- Opcije pozitivnog utjecaja - te opcije dodaju vrijeme radnom vremenu
U gornjim primjerima, "Pauza" bi mogla biti opcija negativnog utjecaja, dok bi "Poslovni sastanak" mogao biti pozitivna opcija.
Stvorene prilagođene opcije su centralizirane na razini Prostora, međutim, podržavamo fleksibilnost korištenja ili nekorištenja određenih opcija po kiosku.
Prilagođene opcije se mogu stvarati iz prikaza stvaranja/uređivanja kioska ili kroz centralizirano mjesto pod Control Panel - kartica Time Attendance. Bez obzira odakle je opcija stvorena, opcija će uvijek biti prikazana na centraliziranom mjestu (Control Panel - kartica Time Attendance).
Slika 7 – Time Attendance Kartica
Korak 4/5
Slika 8 – Kreiranje kioska - Korak 4/5
8 - Brendiranje: Personalizirajte kiosk s logom vaše tvrtke i prilagođenim naslovom i porukom dobrodošlice. To je potpuno neobavezno.
9 - Informacije za prikaz: Odaberite neobavezne elemente za prikaz na kiosku na licu mjesta.
Podržane opcije:
- Prikaži datum i vrijeme - ako je UKLJUČENO, datum i vrijeme se prikazuju na kiosku
- Prikaži naziv lokacije - ako je UKLJUČENO, naziv lokacije se prikazuje na kiosku
- Prikaži sažetak prisutnosti nakon što se osoba prijavi - ako je UKLJUČENO, osoba koja se uspješno prijavi može vidjeti informacije o svojim osobnim radnim satima na trenutnoj smjeni
- Prikaži trenutni broj prijavljenih osoba - ako je UKLJUČENO, broj prijavljenih i odjavljenih identiteta u određenom trenutku prikazuje se na kiosku.
Step 5/5
Slika 9 – Kreiranje kioska - Korak 5/5
10 - Lokalizacija jezika: Prilagodite sučelje kioska na licu mjesta da se prikazuje na željenom jeziku(ima) po vašem izboru.
SAVJET: Pokušajte koristiti jasan i sažet jezik za lakše korištenje od strane zaposlenika. Izbjegavajte predugačke fraze.
Kiosk - Aktivacija na lokaciji
Kada je kiosk stvoren putem backoffice sustava, sljedeći prirodni korak je aktivacija na lokaciji od interesa. Ovaj odjeljak objašnjava kako to učiniti.
Preduvjet za aktivaciju:
- Odlučite koji uređaj (zaslon) treba prikazati kiosk na licu mjesta. Na tom uređaju pokrenite sljedeći link https://app.nsoft.vision/kiosks. Kada se link pokrene, trebao bi se pojaviti sljedeći zaslon:
Slika 10 – Aktivacija kioska
Aktivacija se sastoji od sljedećih koraka:
- Idite na Control Panel → Kiosks i kliknite na željeni kiosk (1)
- Na otvorenom Kiosk flyout-u, kliknite na kontekstni izbornik (2) i kliknite opciju "Activate" (3)
- U prozoru za aktivaciju (modal), unesite 12-znamenkasti OTP (jednokratna lozinka) kod (4) koji odgovara kodu prikazanom na fizičkom zaslonu koji će pokretati kiosk.
- Kliknite gumb "Activate" za završetak aktivacije (5)
Slika 11 – Lista kioska
Slika 12 – "Activate kiosk" opcija
Slika 13 – "Activate kiosk" prompt
Primjeri aktiviranih kioska
Aktivirani kiosci odražavaju konfiguraciju iz backoffice sustava.
Primjeri početnog zaslona (prije autentifikacije):
Primjer 1:
Slika 14 – Welcome Screen - Primjer 1
U ovom primjeru:
- Kartica i PIN su konfigurirani kao obavezni tijekovi (oba moraju biti zadovoljena) za autentifikaciju
- Logo se ne prikazuje
- Naslov i poruka dobrodošlice se ne prikazuju
- "Prikaži datum i vrijeme" je UKLJUČENO (nalazi se na vrhu)
- "Prikaži naziv lokacije" je UKLJUČENO
- "Prikaži trenutni broj prijavljenih osoba" je ISKLJUČENO
Primjer 2:
Slika 15 – Welcome Screen - Primjer 2
- Kartica i PIN su konfigurirani kao obavezni tijekovi (oba moraju biti zadovoljena) za autentifikaciju
- Logo se prikazuje
- Naslov i poruka dobrodošlice se ne prikazuju
- "Prikaži datum i vrijeme" je UKLJUČENO (nalazi se na vrhu)
- "Prikaži naziv lokacije" je ISKLJUČENO
- "Prikaži trenutni broj prijavljenih osoba" je UKLJUČENO
Primjer 3:
Slika 16 – Welcome Screen - Primjer 3
- Samo PIN je konfiguriran kao tijek za autentifikaciju
- Logo se prikazuje
- Naslov i poruka dobrodošlice se prikazuju
- "Prikaži datum i vrijeme" je UKLJUČENO (nalazi se na vrhu)
- "Prikaži naziv lokacije" je UKLJUČENO
- "Prikaži trenutni broj prijavljenih osoba" je UKLJUČENO
Kako bi se pružila fleksibilnost, svaki kiosk se može specifično konfigurirati. Na primjer, na jednoj lokaciji moguće je konfigurirati prijavu koristeći samo NFC kartice, dok se na drugim lokacijama mogu specificirati i NFC i kamera kao potrebne metode.
Primjer 4:
Slika 17 – Welcome Screen - Primjer 2
- Primjer prikazuje neispravni pokušaj unosa PIN-a
Primjer 1:
Slika 18 – Time Attendance Prikaz - Primjer 1
- Primjer prikazuje tijek odjave
- Primjer prikazuje prilagođene opcije odjave
- "Prikaži sažetak prisutnosti nakon što se osoba prijavi" je UKLJUČENO
Primjer 2:Slika 19 – Time Attendance Prikaz - Primjer 2
- Primjer prikazuje slučaj kada je identitet već prijavljen
- "Prikaži sažetak prisutnosti nakon što se osoba prijavi" je ISKLJUČENO
Primjer 3:
Slika 20 – Time Attendance Prikaz - Primjer 3
- Primjer prikazuje slučaj kada identitet izvršava akciju Kraj smjene.
Slika 20 – Time Attendance Prikaz - Primjer 3
- Primjer prikazuje slučaj kada identitet izvršava akciju Odjave.
Svi kiosci, bez obzira na njihov status (aktivirani, deaktivirani), mogu se uređivati u bilo kojem trenutku iz backoffice sustava. Promjene u konfiguraciji primjenjuju se u stvarnom vremenu, bez potrebe za ručnim ponovno učitavanjem već postavljenih aplikacija kioska na licu mjesta.
Autentikacijski ključevi zaposlenika
Kako je objašnjeno pod "2. Kako stvoriti kiosk za evidenciju radnog vremena?", podržane su 3 različite metode za autorizaciju evidencije radnog vremena:
- NFC kartice
- PIN
- Prepoznavanje lica
Metode NFC kartica i PIN zahtijevaju da administratori ih dodjele identitetima kako bi ih identiteti mogli koristiti na kioscima na licu mjesta. Svaki identitet u sustavu (stvoren od strane AI-ja ili ručno) ima mogućnost da ih ima specificirane. Koji od ključeva trebaju biti popunjeni ovisi o poslovnim potrebama i željenim tijekovima autentifikacije. Praktički govoreći, ako kiosci na licu mjesta ne dozvoljavaju tijek NFC kartice, nema potrebe specificirati ID kartice nijednom identitetu.
Slika 21 – Directory - Identitet - PIN i Kartica
1 - PIN je 5-znamenkasti ključ. Mora biti jedinstven, što znači da dva identiteta istog Prostora ne mogu imati isti PIN specificiran u isto vrijeme. PIN se može generirati automatski klikom na gumb "Generate" ili unijeti ručno - obje opcije su prihvatljive. Ako se dogodi da je PIN duplikat, spremanje detalja identiteta neće uspjeti uz odgovarajuću poruku.
2 - Card ID predstavlja serijski broj NFC kartice. Mora biti jedinstven, što znači da dva identiteta istog Prostora ne mogu imati isti Card ID specificiran u isto vrijeme. Dodatno, pokraj unosa Card ID-a, aplikacija također pruža popis svih skeniranih "nepoznatih" id-jeva kartica u zadnjih 24 sata - korisno za lakšu procjenu id-jeva kartica.
Izvještaji
Timesheet Report
Automatizacije
Automatizacije uključuju automatske okidače za određene događaje. Postoje dvije vrste automatizacija:
- Globalna konfiguracija - primjenjuje se na sve identitete
- Konfiguracija identiteta - primjenjuje se na određeni identitet - poništava globalnu konfiguraciju Događaji koji se trenutno mogu automatizirati uključuju:
- Događaje kraja smjene
Shift End Events - Automation
Slika 24 – Postavke kompanije
| GLOBALNA OPCIJA | OPIS |
|
Automatski kraj smjene za sve identitete u određeno vrijeme |
Ako je uključeno, administrator može specificirati ponavljajuće vrijeme u hh:mm formatu kako bi definirao kada sve OTVORENE smjene, bez obzira na ostala svojstva (poput statusa prisutnosti), trebaju biti automatski završene. Primjer vrijednosti: 23:45 |
| Automatski kraj smjene za sve identitete nakon određenog perioda neaktivnosti dok su odjavljeni | Ako je uključeno, administrator može specificirati maksimalno trajanje vremena u hh:mm formatu nakon kojeg se smjene s trenutno odjavljenim (negativnim) statusom automatski završavaju. Primjer vrijednosti: 02:50 |
| OPCIJA - IDENTITET | OPIS |
|
Isključi identitet iz globalne postavke automatskog završetka smjene |
Ako je omogućeno, globalne postavke neće imati učinak na dotični identitet. Svrha opcije! Omogućiti da se globalna opcija specificira, ali zapravo ukloniti njen učinak na određeni identitet bez obveze specificiranja nekog drugog vremena za identitet. |
|
Automatski kraj smjene za identitet |
Automatski kraj smjene za identitet Ako je uključeno, administrator može specificirati ponavljajuće vrijeme u hh:mm formatu kako bi definirao kada se OTVORENE smjene dotičnog identiteta, bez obzira na ostala svojstva (poput statusa prisutnosti), trebaju automatski završiti. Primjer vrijednosti: 18:00 |
|
Automatski kraj smjene za identitet nakon određenog perioda neaktivnosti dok je odjavljen |
Ako je uključeno, administrator može specificirati maksimalno trajanje vremena u hh:mm formatu nakon kojeg se smjene (dotičnog identiteta) s trenutno odjavljenim (negativnim) statusom automatski završavaju. Primjer vrijednosti: 02:00 |